Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording

Omschrijving
Op 30 januari 2024 nam de gemeenteraad het besluit het Controleprotocol 2023 en verder vast te stellen. Daarin staat de verantwoordingsgrens vermeld. Deze heeft betrekking op rechtmatigheid en is vastgesteld op 2% voor het totaal aan fouten en het totaal aan onzekerheden. Fouten en onzekerheden worden niet opgeteld. Als onrechtmatigheden opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording wordt daarmee een getrouw beeld gegeven in de jaarrekening. In het oordeel van de accountant worden ze daarom niet als fout of onzekerheid meegenomen.

Daarnaast is in het Controleprotocol 2023 en verder opgenomen dat we een rapportagegrens hanteren van € 100.000. Onrechtmatigheden die uitkomen boven deze grens, worden vermeld in de rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening.

Doelstelling (oordeel Rechtmatigheid)

De grens van 2% komt neer op € 1.913.700. We komen voor rechtmatigheid uit op € 1.019.000 aan fouten en geen onzekerheden. De omvang van de fouten blijft daarmee onder de verantwoordingsgrens. Daarmee is het oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Dit oordeel is gebaseerd op drie criteria, te weten het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Het begrotingscriterium is toegepast op basis van de verschillenanalyse voor baten/ lasten en investeringen (jaarrekening). Van de zes programma's blijven we bij programma's vier en zes binnen het begrotingstotaal. Bij programma vijf blijven we beneden de rapportagegrens van € 100.000. Bij programma een en twee geven we meer uit dan begroot op programmaniveau. Hiervan komen twee fouten boven de rapportagegrens. Ten eerste betreft het extra inhuur (€ 134.000) voor ruimtelijke plannen in programma 1. Ten tweede betreft het meerwerk Avri en onderhoud begraafplaatsen (€ 287.000) in programma 2. Deze meerkosten hadden we moeten opnemen in de tweede bestuursrapportage, omdat ze toen bekend waren.
Verder zijn afwijkingen binnen programma 1, die betrekking hebben op de verkoopopbrengsten van Doejenburg II, onrechtmatig maar acceptabel, omdat een melding van deze afwijkingen bij de jaarstukken geldt als tijdig. Tenslotte zijn afwijkingen binnen het sociaal domein opgenomen als onrechtmatig, maar acceptabel. Deze afwijkingen hebben betrekking op open einde regelingen.

Het voorwaardencriterium is toegepast op basis van de spendanalyse en diverse interne onderzoeken. De interne onderzoeken hebben geleid tot geen onzekerheden. De fouten komen voort uit de spendanalyse, waarbij we de aanbestedingsrechtmatigheid onderzoeken. De fouten hebben een omvang van € 598.000. De fouten hebben betrekking op openbare ruimte, inhuur van personeel en ICT diensten.

Het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik is toegepast op basis van diverse interne onderzoeken. Er zijn geen fouten of onzekerheden geconstateerd op basis van dit criterium.

Beheersmaatregelen

1. Onderschrijdingen van baten en lasten en overschrijdingen van baten hebben wij niet opgenomen als onrechtmatig. Dit neemt niet weg dat we dergelijke afwijkingen willen voorkomen. Met name op grote dossiers hebben we daarom extra aandacht voor budgetbeheer. We starten daartoe een traject van procesverbetering op het gebied van begroten en bij- en aframen. In het kader van Basis op orde heeft begroten een hoge prioriteit.
2. Onderschrijdingen van lasten ontstaan mede door personeelstekorten. Bij zowel reguliere taken als nieuwe ambities is daarom telkens de vraag aan de orde of voldoende personeel beschikbaar (te maken) is. Dit leidt op onderdelen bovendien tot hogere lasten voor inhuur. De beheersmaatregel is om bij nieuw beleid of nieuwe taken telkens het risico bespreekbaar te maken dat niet voldoende personeel beschikbaar is.
3. We passen de financiële verordening aan om tot een meer heldere omschrijving te komen van tijdig melden. Indien een afwijking tijdig aan u wordt gemeld, geldt deze als rechtmatig bij onderschrijdingen van lasten of bij onderschrijdingen en overschrijdingen bij baten.
4. Bijsturen is wenselijk met betrekking tot aanbestedingsrechtmatigheid. We gaan een traject van procesverbetering organiseren op inkopen en aanbesteden. Ook willen we meer interne controles op inkoop organiseren. Dit is in 2023 niet gelukt door personeelstekorten. In het kader van Basis op orde heeft aanbestedingsrechtmatigheid een hoge prioriteit.